17+1 Factores decisivos para asegurar el éxito de tu proyecto

Este post se ha escrito a 34 manos... y espero que al final, te animes a colaborar y seamos muchos más.

Es un post largo, para tomárselo con calma, pero te aseguro que no perderás tu tiempo.

Están aquí:

• Grandes profesionales de la construcción, expertos en Lean Construction y en Dirección de Obras.
• Profesionales del BIM.
• Directores de las mejores escuelas online de Dirección de Proyectos.
• Directores de Proyectos del mundo de las Tecnologías Informáticas.
• Emprendedores Digitales.

Toda una reunión del mundo de los proyectos para darle respuesta a una sola pregunta.

¿Qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?

He ordenado las colaboraciones según he recibido los aportes.

Te dejo que disfrutes con tod@s ell@s.

No te vayas sin ver el último al final del post ;). 

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Para que un proyecto culmine con éxito y satisfaga las expectativas del promotor considero clave una buena gestión del mismo y por tanto la existencia de una figura o equipo formado en gestión y dedicado exclusivamente a dichos procesos.

Dejando al lado las actividades asociadas a producción, que siempre son importantes, en gestión de proyectos son cruciales las tareas de seguimiento en las que no sólo se monitorean plazos o costes, sino también calidad de entregables, implicación de los agentes o cambios que se producen durante el transcurso de la ejecución entre otros.

Ese seguimiento se hace comparando contra algo para poder tomar decisiones respecto a acciones preventivas y correctivas.

¿Y ese “algo” qué es?

Aquello que se dejó reflejado en el Plan para la Dirección del Proyecto elaborado antes de empezar la fase de ejecución y las propias actividades asociadas a producción.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

De los múltiples factores que contribuyen a que un proyecto tenga éxito, para mi hay dos que destacan sobre el resto y que están infravalorados o no se tienen en cuenta todo lo que deberían.

El primer factor es encontrar a buenos profesionales.

La mayoría de empresas promotoras y constructoras usan el comparativo económico como filtro para elegir quién logrará llevar la obra a buen puerto. El precio es importante, pero no sólo el de contratación, también hay que considerar el dinero que hacen ahorrar las subcontratas y profesionales autónomos que resuelven problemas con solvencia y en poco tiempo.

El segundo factor es la previsualización en 3D de la obra que se va a construir.

Un 3D de cada una de las etapas de la obra conseguirá que esos profesionales tengan claro lo que tienen entre manos. Si tu le enseñas a un encargado, una empresa de estructuras, un electricista, un carpintero,... qué tiene que construir, ten por descontado que va a detectar fallos de proyecto antes que ningún otro. La visualización antes de la construcción ayuda, como ninguna otra herramienta, a anticiparse a los problemas y a planificar mejor la ejecución.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Para responder a la pregunta, debemos definir primero que entendemos como un proyecto exitoso.

En términos académicos, se suele definir un proyecto exitoso como aquel que cumple con la triple restricción, esto es: alcance, tiempo y coste tal y como estaban inicialmente planificados.

Personalmente considero que esta definición es un tanto limitada ya que no tiene en cuenta el factor "emocional".

Desde mi humilde opinión un buen gestor de proyectos ha de ser un buen gestor de personas, y las personas somos "entes emocionales" y por lo tanto estas emociones se han de gestionar.

Por ejemplo, un proyecto se puede desviar ligeramente y aún así ser considerado un éxito o lo contrario, podemos finalizar en tiempo, y coste, con la calidad esperada y que los interesados tengan la sensación de que el proyecto ha sido un fracaso, si para conseguir estos objetivos hemos tenido problemas con ellos.

Dicho esto, para que un proyecto sea exitoso, uno de los factores más importantes es sin lugar a dudas, la capacidad para gestionar de manera inteligente las emociones de todas las partes implicadas en el mismo.

Esto incluiría la correcta gestión de las expectativas de los interesados, detectar sus niveles de influencia, interés, poder,etc para entender que esperan del proyecto y como pueden afectar al mismo.

Una correcta gestión, emocionalmente inteligente de los interesados, será la clave para el éxito del proyecto.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Suponiendo que la planificación aprobada es factible y los recursos son los adecuados, para que se cumplan las expectativas de plazo y coste hay que monitorizar y controlar el trabajo del proyecto, lo que en gran medida ocurre en las reuniones de seguimiento. 

Los puntos más importantes de la agenda de estas reuniones de seguimiento son dos: 

Controlar las líneas base del cronograma y los costes:

Si se ha medido una desviación hasta la fecha de 3 semanas y €10K y el pronóstico a la conclusión es de 5 semanas de retraso y €15K de sobrecoste, el comité de dirección del proyecto debería decidir qué acciones correctoras hay que tomar para ahorrar el retraso y el sobrecoste.

Si esto se realiza regularmente, midiendo y ajustando cada vez, es muy probable que el proyecto cumpla las expectativas de plazo y coste.

Monitorizar los riesgos: No somos tan malos estimando:

Todos sabemos de proyectos que han fracasado gravemente.

Por ejemplo, un proyecto debería haber durado 20 meses, pero ha acabado en 40, o debía haber costado €500K pero acaba costando €1M.

En estos casos, las causas de las desviaciones no suelen ser que no se ha programado bien el Gantt, o que no se ha monitorizado bien las actividades críticas, o los buffers, o que no se ha usado EVM. 

Cuando un proyecto fracasa de esta manera, lo más probable es que hayan aparecido graves problemas inesperados que se transforman en crisis, que provocan improvisación, demasiado retrabajo, etc.

Es clave monitorizar los riesgos para adelantarnos a estos problemas. Antes hay que planificar las respuestas adecuadas cuando hay tiempo y tenemos opciones.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Para que un proyecto sea exitoso deben conjugarse muchos factores, pero, hay tres que considero fundamentales, el primero es entender realmente cuáles son las necesidades y expectativas de los clientes y del resto de los stakeholders del proyecto. 

Es muy común cometer el error, desde las organizaciones y la gerencia de proyectos, de suponer qué es lo que el resto de los actores necesita.

Tomarnos el tiempo para conversar con los stakeholders y escuchar atentamente qué tienen que decir sobre el proyecto en mi opinión es crítico para el éxito de cualquier iniciativa.

El segundo elemento que creo importante es la capacidad que tiene el líder o gerente de proyectos para coordinar acciones con los otros, el equipo de gestión, del proyecto, la organización y el resto de los stakeholders.

Es esta capacidad la que permite que se haga el trabajo requerido con las condiciones esperadas de tiempo, costo y calidad.

En la medida que el líder pueda llegar a acuerdos con los demás involucrados en el proyecto y comprometerlos en la ejecución, será en mi opinión mucho más probable que el proyecto llegue a buen término.

Un último punto que me parece relevante es entender que contar con un plan no necesariamente implica que lograremos los objetivos, los planes deben revisarse constantemente para verificar que se adecuen a una realidad en la que el cambio es la regla.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

En primer lugar, hay que analizar el concepto de éxito desde dos perspectivas; 

La de generación del producto final del proyecto, donde cumplir los objetivos de tiempo, costo y alcance-calidad es fundamental para la percepción de que el proyecto ha sido exitoso.

Y por otra parte, y la que me gustaría resaltar, la de pensar que el proyecto, en realidad, es una herramienta del cliente para cubrir una necesidad; ya sea para obtener un beneficio económico o para una mejora en su organización interna, productividad, etc.

De forma que, si consideramos este factor, el terminar un proyecto dentro de los objetivos de rendimiento, no es garantía de éxito, si la solución no cubre las necesidades fundamentales que lo originaron.

La cuestión es que éstas pueden cambiar a lo largo del proyecto, pudiendo deberse a múltiples factores (entorno, competidores, nuevas regulaciones, etc.), de forma que el equipo de proyecto siempre debe estar comprobando continuamente, que el proyecto que se está desarrollando, efectivamente, es lo que se necesita.

En mi opinión, la doble visión, es la clave del éxito del proyecto.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Considero fundamental validar la idea y centrarse en conseguir la primera venta antes de montar toda la infraestructura.

Hoy en día, basta con una página de venta y una campaña en Facebook Ads para poner a prueba tu idea y comprobar si tiene demanda en el mercado y merece la pena invertir tiempo, energía y esfuerzos en ella.

Una vez que consigues el primer cliente (para lo que ni siquiera necesitas tener el producto creado), entonces sí, monta una web profesional; pero no te vuelvas loco.

No es necesario complicarse la vida con opciones, diseños, etc. Al principio lo importante es tener algo mínimo viable para salir adelante. ¡Ya habrá tiempo de mejorarlo! 

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Realmente para mí lo más importante para que un proyecto tenga éxito es el valor que aporte al negocio.

Alguien se puede preguntar ¿no es esto lo que significa cumplir con las expectativas, coste y plazo?

Pues no, no necesariamente. El objeto de un proyecto, el motivo de su creación es una necesidad de negocio. Esa necesidad intenta satisfacer algo que aporta VALOR al negocio. Esa es nuestra meta.

Para alcanzarla establecemos unos objetivos que deberán cumplirse a través de uno o varios proyectos (programa). Cumplir con el alcance, coste y plazo es interesante, pero no condición suficiente de éxito. Cubrir el valor para negocio si.

Hoy en día vemos multitud de metodologías, métodos y técnicas que persiguen alcanzar valor de negocio menospreciando el resto de parámetros, como por ejemplo el Lean Startup. Esto puede parecer un sin sentido, pero piensa durante un segundo al revés.

¿Se podría considerar exitoso un producto construido en plazo, alcance y coste que no consigue venderse? ¿Se podría considerar el proyecto que lo creó exitoso? La respuesta es que NO.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

En primer lugar, me gustaría destacar algunos de los principales KPIs (Key Performance Indicators) que miden el éxito del avance de un proyecto y después entraré a valorar los factores que contribuyen a unos buenos resultados.

Los KPIs que utiliza el UK Construction Industry Performance Report para medir el éxito de un proyecto están relacionados con:

•          La satisfacción del cliente y el respeto a las personas que intervienen en el proyecto.

•          La rentabilidad y la productividad del negocio.

•          La previsibilidad del coste.

•          El cumplimiento de los plazos de entrega.

•          La seguridad, conseguir el cero accidentes.

•          Respeto al entorno y el medio ambiente (gasto de energía, generación de residuos, etc.)

Dicho esto, en base a mi propia experiencia y la de algunos Project managers a los que he consultado de diferentes ingenierías españolas que conocen las metodologías de Lean Construction, algunos de los factores en los que coincide la mayoría son los siguientes:

1.         Que haya una comunicación eficaz y transparente entre los diferentes actores que intervienen en el proyecto, a través de herramientas como Last Planner System, la gestión visual, compartir la información a través de servidores en la nube y el seguimiento semanal de KPIs.

2.         Que haya una mejora continua basada en el aprendizaje de las no conformidades o causas de no cumplimiento de los diferentes KPIs, a través de ciclos PDCA (Plan-Do-Check-Act) periódicos a nivel de jefes de obra, encargados y operarios, lo cual ayudaría a resolver entre el 80% y el 90% de los problemas.

3.         Involucrar a los principales actores en etapas tempranas del proyecto y que haya una involucración activa de los diseñadores y del promotor, además de los contratistas y subcontratistas.

4.         Tener un buen proyecto, bien estudiado, con el uso de metodologías BIM detallado y en cuya redacción hayan participado los subcontratistas e industriales clave, de manera que garanticen la viabilidad de lo proyectado.

5.         Que haya un fuerte liderazgo del proyecto que ayude a mantener una disciplina rigurosa en el uso de metodologías Lean, BIM e IPD.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Lo más importante siempre es la planificación. Con una buena planificación podremos adelantarnos a problemas, sobrecostes y retrasos futuros.

En una obra, debemos empezar sabiendo el presupuesto total del que puede disponer el propietario. Un Técnico experto en el tema, podrá discernir el porcentaje del total que se lleva cada una de las partes: Proyecto, Técnicos, empresa Constructora, Licencias, terreno, impuestos, etc.

Una vez definidos estos porcentajes, lo más importante es elaborar un Proyecto de obra donde se definan completamente y de forma pormenorizada todas las partidas de obra. Es primordial, para no tener problemas ni “sorpresas” durante la ejecución, que el Proyecto esté realizado de forma concienzuda y cada detalle de obra perfectamente estudiado. Es evidente que un buen proyecto, aunque sea más caro, nos ahorrará mucho dinero y disgustos en el transcurso de la obra.

Una vez comenzada la obra, tanto los Técnicos como la Constructora y el Promotor deberán hacer un equipo unido en el que el fin último sea la ejecución de la obra en plazo y con la máxima calidad en la ejecución.

El promotor no debe realizar ningún cambio que suponga incrementar el coste ni el plazo de la obra. La ocasión para plantear las modificaciones es durante el Proyecto, que es donde se “planifica” el resultado final.

Antes de comenzar a construir, la Constructora deberá realizar un planning de tiempo, que deberá cumplir en el transcurso de los trabajos. Por otra parte, deberá ceñirse a las especificaciones del Proyecto, y para cualquier duda que surja durante la ejecución, ahí tendrá al Aparejador y al Arquitecto para solventársela.

Serán también los Técnicos los que velen porque se cumpla con las buenas prácticas constructivas para llevar la obra a buen término, tanto a efectos de calidad como de seguridad y salud.

Siempre partiendo de una buena y continua planificación se conseguirán los mejores resultados.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Me centraré en la aplicación de la metodología BIM/VDC (Virtual Design Construction).

Sin dejar de lado el necesario compromiso de los involucrados, como personas y como equipo colaborativo en busca de un éxito común del proyecto, mi opinión es que para cumplir con las expectativas se necesita mantener el control de los procesos, algo más fácil si se dispone de las herramientas adecuadas para ello.

El alcance real, a mi entender, se representa en el modelo de pre-construcción, que es el segundo escalón de la metodología BIM: no es igual que el modelo del diseño del proyecto, que contempla únicamente el objeto a construir, es OTRO MODELO, que posibilita la simulación de los procesos constructivos, siempre más crítica que la simulación del diseño.

En el modelo de diseño se pueden visualizar y gestionar los choques llamados 3D, pero en el de pre-construcción podemos simular choques 4D, esto es, secuencias de actividades que pueden interferir en el tiempo; con este modelo pueden controlarse los costos de forma más efectiva e incluso mejorarse los plazos.

Como herramienta de trabajo, facilita la reproducción de las condiciones del entorno, así como la ubicación de medios auxiliares y la prevención de riesgos laborales, entre otros.

Desde este simulacro de pre-construcción, logramos obtener más eficazmente el costo real del proyecto, con todas las actividades y el cronograma real de las mismas, pero lo que es más importante, podremos medir, en el transcurso de la obra, los impactos de cambios y modificaciones en el alcance, el costo y el tiempo, simulándolos, no sufriéndolos. Tendremos una herramienta de control y decisión.

Para realizar este modelo de pre-construcción, sin embargo, son necesarios esfuerzos más complejos que los del simple modelado de los objetos a construir: algunos expertos están enfocándose a la prefabricación de objetos, que ya forma parte del presente y futuro de este sector; otros trabajamos en la interoperación de la información BIM y la información GIS, que permite «capturar la realidad» y ubicar el modelo en su espacio real con precisión.

En mi opinión, la pre-construcción, unida al geoposicionamiento del modelo a construir, consigue un vínculo muy fuerte y prepara al equipo para un control óptimo de los procesos.

Con ello, se podrán cumplir las expectativas del proyecto y será más alcanzable el éxito del mismo.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Para nosotros hay dos puntos claves a la hora de que un proyecto llegue a buen puerto: Planificación y seguimiento.

1. Planificación: Los japoneses dedican 80% del tiempo a planificar y el 20% a ejecutar, los españoles solemos hacerlo al revés, y así nos va a veces. Y la realidad es que cuanto más tiempo pasas planificando, viendo cuales son todas las tareas necesarias, los posibles problemas o riesgos, más fácil luego es ejecutar y que no haya sorpresas.

2. Seguimiento y control: El otro punto clave es llevar un seguimiento y control exhaustivo del proyecto. No vale con planificar y esperar a que se cumpla la fecha para ver qué ha pasado. Hay que establecer hitos intermedios para medir el avance y ver si hay que revisar o ajustar ese plan. Reuniones con el equipo para ver si hay bloqueos y estar siempre atento para solucionar cualquier asunto antes de que sea un problema que afecte al resultado final esperado.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Para mí, lo más importante es tener, por parte del responsable de la consecución de estos objetivos, claridad mental y de ideas, es decir, saber lo que se va a ejecutar y cómo.

Para ello se necesita tener claro obviedades, pero que en muchas ocasiones no se trabajan en la obra hasta su completa resolución, como son:

La DEFINICIÓN, algo tan sencillo y a veces tan complicado. Puede que el proyecto defina la obra hasta en sus detalles, y puede que nos toque detectar lagunas y/o errores, además de solucionarlos a tiempo.

Y esto implica, IR SIEMPRE POR DELANTE DE LA OBRA. Y por delante de todos los demás.

No debemos esperar que en nuestra obra, como responsables de la misma, sean otros con menos responsabilidad, los que tomen las decisiones importantes, o decisiones con consecuencias de grandes repercusiones, como por ejemplo primeros replanteos.

Lo mejor es definirlo, solucionarlo, e implementarlo en la obra. Implica una comprobación previa. Es saber siempre que lo que se está ejecutando es correcto y que no tendremos que volver pasos hacia atrás para rematarlo o solucionar problemas generados por indefiniciones.

Para poder ir siempre por delante de la obra, teniendo en cuenta el exceso de trabajo que tenemos, los temas deben estar preparados con antelación. Y ello, implica presentarlos a la Dirección de Obra con estrategia y anticipadamente, si además logramos cualquier tipo de ventaja (optimización de plazo, de coste sin mermar la calidad, o cualquier otro beneficio para nuestra organización) pues mejor que mejor.

Cuando un ‘equipo’ humano como lo es la Dirección Facultativa, la Propiedad y la Constructora, consiguen aunar sinergias, y tener como prioridad la obra, ésta ‘vuela’ y no hay obstáculo que no pueda ser salvado. Además, en este ambiente de colaboración es mucho más agradable trabajar, en lugar de ir ‘con el cuchillo en la boca’ a todas las reuniones.

¿Para lograrlo? Debes ganarte la confianza de estas personas, con habilidades personales, que también hay que cultivar, actitud y con trabajo, es decir, que tu obra hable bien por ti.

La claridad mental y de ideas también abarca, tener una buena organización de obra, por supuesto. Pero cuando sabes lo que tienes que hacer el resto de tareas: organización, coordinación, supervisión y control, etc… se tornan mucho más fáciles y precisamente, se vuelven cristalinas.

Resumiendo, además de contar con buenos subcontratas, no sólo los más baratos, sino los más baratos que puedan cumplir los objetivos de esa obra, se necesita a un buen Jefe de Obra al mando de todo el proyecto.

No se entiende por tanto la poca inversión en formación especializada y de calidad por parte de las empresas, siendo tan relevantes en el proceso constructivo y marcando grandes diferencias en los beneficios económicos de las obras. Aunque esto sería otro debate.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?  

Obviamente no se puede simplificar en un sólo factor.

Un equipo formado y motivado y unos objetivos realistas son clave. Ya que se pide uno, destacaría la gestión de las partes interesadas (stakeholders).

Alcance, calendario y costes no pueden quedar grabados a fuego, y cualquier modificación de los mismos debe ser consensuada y aceptada con las partes interesadas correspondientes.

Si no son realistas, o no están alineados con las capacidades y motivaciones del equipo, los proyectos fallan.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?

Si un proyecto de éxito es aquél en el que se cumplen las expectativas de plazo y coste, entonces, en mi opinión, la variable que falta es tener un proyecto completamente definido que responda a las necesidades del promotor.

Dicho así puede parecer un tanto sencillo, fácil y frío de conseguir.

Pero no lo es.

Y aunque, tener un proyecto completamente definido es fundamental. Elaborarlo es francamente complicado.

Porque en demasiadas ocasiones el técnico no dispone de la colaboración del promotor. Porque el promotor no valora sus servicios. Y en consecuencia no los paga.

Y en otras, el técnico trabaja al servicio de la empresa constructora y descuida los intereses del promotor.

En estas condiciones, confeccionar un proyecto completamente definido que responda a las necesidades del promotor, puede parecer una Misión Imposible que sólo se solventa con grandes dosis de Motivación por parte de los profesionales de la arquitectura.

Para ti, ¿qué es lo más importante para que un proyecto tenga éxito, es decir, que se cumplan las expectativas dentro de plazo y coste?

No me atrevería a fijar ningún criterio sobre el éxito de un proyecto.

​A decir verdad, no creo que haya ningún acuerdo en esta materia, y menos en nuestro sector. En la industria de la construcción estamos acostumbrados a proyectos que se atrasan y sobrepasan el presupuesto planificado. 

Las causas, diversas: desde mala planificación por parte de los proyectistas, hasta un pobre control en obra, pasando por la falta de madurez de muchos clientes en cuanto a los proyectos, la definición de requisitos, etc.

En cuanto a si existe un criterio más allá del plazo y del coste, la práctica actual del project management hace hincapié en el alineamiento con la estrategia de la empresa, y de ahí surge la importancia cada vez mayor del sponsorship, y el apoyo de la dirección hacia los proyectos. Conseguir este apoyo y gestionar las expectativas del sponsor del proyecto es clave para concluir un proyecto con éxito.

Trasladado a nuestra industria, cabría decir que por encima de cumplir un plan trazado al principio del proyecto, estaría el hecho de satisfacer las expectativas del cliente. Esto incluye gestionar de forma eficaz todos los cambios que se puedan dar durante la ejecución del proyecto.

Parecería que los proyectistas estuviéramos obsesionados con salvar el plan, la línea base del proyecto, el cronograma y el presupuesto inicial; y nos cuesta asumir cambios al proyecto porque normalmente implican más trabajo, replanificación, etc.

Sin embargo, los cambios, bien gestionados y de acuerdo a unos criterios de éxito previamente establecidos por todas las partes, debería mejorar el resultado final del proyecto.

Estos criterios deberían reflejar los objetivos últimos del cliente, casi diría que el espíritu, lo que da respuesta al por qué hacemos este proyecto.

En definitiva, es lo que espera el cliente, más allá de su coste o cuanto nos lleve conseguirlo.