Se habla mucho sobre Last Planner System, y quizá puedas pensar que es algo de grandes empresas y grandes proyectos.
Te voy a dar una buena noticia.
Es una metodología que puedes implementar desde ya en tu obra, aunque ya esté empezada o por la mitad.
Empezarás a ver resultados antes de lo que te imaginas.
Pero, no creas que es una implementación instantánea, hay que trabajarlo cada día con las personas del equipo e ir consiguiendo pequeños hitos.
En este post voy a contarte de qué se trata.
Te habrás dado cuenta de que en las obras suele haber altibajos de producción. Hay veces que hay mucha actividad y otras que parece que el tiempo se ha parado.
Y también estoy seguro de que sufres de urgencias y sensación de apagar fuegos en muchas ocasiones.
El sistema trata de estabilizar la producción con un ritmo constante y de aumentar el nivel de planificación para evitar las urgencias.
Last Planner System
Es un método de planificación llevado a cabo por las personas encargadas de la producción a pie de obra.
Divide la programación de la obra en partes pequeñas con el objetivo de hacerla más manejable.
Se enfoca en destapar restricciones para aumentar el inventario de trabajo disponible, y así, conseguir un flujo de trabajo sin interrupciones.
La pregunta clave para destapar restricciones es, ¿qué necesitas para hacer esta actividad?
Cuando estés trabajando la planificación con tu equipo, con esta pregunta puedes iniciar conversaciones enfocadas a buscar las restricciones de las actividades.
Las restricciones también se gestionan como actividades que los componentes del equipo deben realizar.
Y una vez hayas liberado todo lo necesario para acometer la actividad, se podrá ejecutar con garantías de que se hará sin interrupciones.
Seguro que has visto alguna vez lo que pasa cuando una actividad se interrumpe por falta de materiales.
La incomodidad de los subcontratistas afectados se transmite a toooda la obra. Vamos, que los juramentos e improperios se reparten a los cuatro vientos…
Lo normal, sin trabajar con este sistema, es que los planes los haga una persona sin la colaboración de nadie y asumiendo gran cantidad de supuestos.
Cada supuesto es un punto débil del plan, porque son cosas que no se pueden saber con certeza y que no dependen del planificador.
Con una gestión basada en Last Planner System, los planes se hacen en conjunto con los integrantes del equipo de obra, los últimos planificadores.
Son los últimos porque después de ellos, ya no se planifica más, se ejecuta. El primer planificador podría ser el jefe de estudios cuando prepara una licitación.
Uno de los grandes valores del sistema es esto, que trabaja con personas y no con actividades.
A través de las reuniones rutinarias se crea un ambiente de colaboración.
Compromiso
Debes buscar el compromiso de las personas con sus tareas asignadas y con el proyecto, y el equipo debe entender que el beneficio del proyecto es el beneficio de todos.
Un compromiso tiene cuatro factores mínimos:
- Actividad: Qué es lo que nos comprometemos a hacer.
- Criterios de cumplimiento.
- Un responsable: Se encarga de gestionar la actividad y rendirá cuentas por ella.
- Una fecha: Cuándo se compromete el responsable a realizar la actividad.
De esta forma hacemos que los compromisos sean medibles y se pueda definir si se ha completado o no.
Por lo tanto, Last Planner System es un método de planificación basado en compromisos que hacen las personas responsables de las actividades.
Last Planner System descompone la planificación en:
Plan Maestro, Lo que se DEBE hacer.
Plan de fases.
Plan look ahead, Lo que se PUEDE hacer.
Plan semanal, Lo que SE HARÁ.
Seguimiento, PPC.
Material de trabajo que vas a necesitar:
Para plasmar los planes y que todos puedan verlo de forma intuitiva, lo normal es preparar un mural para cada plan.
Divide el mural en meses, semanas o días, según el plan que estés trabajando.
A cada contratista se le asigna un color.
Haz tarjetas de colores en las que se pueda anotar la actividad, y éstas las colocas en la semana o día en que se esté planificando su ejecución.
En las tarjetas puedes incluir información sobre el número de trabajadores que se planea usar. Así verás rápidamente si hay una sobreasignación.
Plan Maestro. Pull Plan
Se realiza a través de una Pull Sesion, y se trabaja el plan desde el final hacia el principio.
Se busca destapar la ruta crítica del proyecto. Y dirás, sí Fernando, eso ya lo hacen todos los gestores de cronogramas…
Efectivamente, pero esta ruta crítica se planifica con las personas que van a hacer el trabajo.
Por lo tanto, se han eliminado la mayoría de los supuestos, recuerda, puntos débiles, y has conseguido que estas personas se comprometan con lo que han dicho que van a hacer.
Cuando las personas que hacen los trabajos dan datos específicos de sus objetivos, internamente se están obligando a hacerlo.
Están formulando ese compromiso del que hablábamos antes.
Plan de fases o hitos
Se trata de un plan intermedio que en proyectos largos, los que se acercan o superan el año, nos ayuda a desgranar el plan maestro.
Si tu proyecto es de 6 meses, aproximadamente, puedes pasar directamente a gestionar con el plan intermedio, será más efectivo.
Se plasman los grandes hitos de la obra, como por ejemplo el final de la estructura o la entrada del subcontratista de albañilería, el electricista y otros.
Nos da una visión general de lo que queremos que pase en nuestro proyecto y además, nos anticipamos a las gestiones para la entrada de los diferentes contratistas.
Podremos identificar los objetivos a un plazo de 6 meses y enfocar nuestros esfuerzos en conseguirlos.
Plan intermedio. 4-8 semanas vista
Con los objetivos a medio plazo fijados en el plan de fases, ahora podemos establecer las actividades que se pueden ejecutar a 4-8 semanas vista.
Se trata de planificar hoy, mirando 8 semanas adelante. Y la semana que viene, otras 8 semanas adelante.
Así iremos superponiendo semanas para tener siempre la vista en 8 semanas adelante.
Esta etapa es el motor del sistema y es donde se destapan las restricciones que nos van a dar flujo a la obra.
Los subcontratistas ven cercano el inicio de los trabajos y visualizan mejor sus necesidades, por lo tanto, estarán preparados en el momento de la ejecución.
No dejan las cosas para después.
Esta podría ser una conversación típica en este punto:
Implementador Last Planner System: ¿qué necesitas para X trabajo?
Encargado de T trabajo: Lo tengo todo bajo control.
Implementador Last Planner System: Perfecto, muy bien, empecemos mañana.
Encargado: No… pero mañana no podré tener a la gente en la obra, ni los materiales disponibles…
Implementador Last Planner System: Ah, entonces. ¿Qué necesitas? ¿Cuántos trabajadores? ¿Qué material? ¿Cuánto tardas en conseguirlo?
Y así empiezas a conversar sobre necesidades reales.
Una vez tengas estas restricciones identificadas, hay que ponerles fecha y responsable para su liberación. Establecer las bases del compromiso.
Tendrás compromisos tanto para liberar restricciones, como para ejecutar actividades.
Se hace un listado de actividades afectadas por alguna restricción.
Y una vez liberadas podemos pasarlas al inventario de trabajo disponible. Que es una planilla donde se listan los trabajos que pueden planificarse.
Esto es una especie de puerta para que sólo pasen a la planificación semanal aquellas actividades liberadas.
Planificación semanal, lo que se hará
Teniendo como base el inventario de trabajo disponible, se planifica con los encargados para repartir las tareas a lo largo de la semana.
Piensa que, si incluimos actividades afectadas por alguna restricción, estamos asumiendo el riesgo de que se interrumpa el trabajo incurriendo en desperdicios.
No es que no puedas hacerlo, por supuesto que puedes, y de hecho se hace, pero asumes riesgos.
Trata de equilibrar la cantidad de trabajo diario y de coordinarlo con el resto de encargados, que como están en la misma sala, pueden dar su opinión y evitar choques en la obra, es decir que vayan a trabajar dos cuadrillas de diferente oficio al mismo sitio.
De esta forma llegarás a planificar lo que se hará en la obra cada día.
Reunión diaria: Cada día, antes de iniciar los trabajos, se realiza una reunión de pie, con la idea de que sea rápida, sólo para repasar las actividades programadas y verificar que se pueden acometer sin restricciones de última hora.
Seguimiento, PPC
El PPC es el Porcentaje del Plan Completado, y se trata de hacer el seguimiento a las actividades completadas frente al total, para llegar a un porcentaje de complimiento.
Cada reunión semanal comienza por este punto.
Recopila los motivos de no cumplimiento, ya que serán la base para implementar mejoras.
Si sabes en qué está fallando el proyecto, podrás diseñar acciones enfocadas a mejorar los puntos débiles.
Beneficios de su aplicación
El sistema no sustituye al sistema tradicional, sino que lo enriquece agregando la estabilidad de un proceso que repetimos cada semana.
Aporta agilidad a la hora de resolver imprevistos, ya que el sistema anticipa casi todos los eventos que puedan darse.
Verás que el compromiso de la gente con el proyecto aumenta cada semana. Y que al ver resultados igualmente aumentan la motivación y la productividad.
Eliminarás las urgencias y aumentarás el control sobre los trabajos que se hacen, y los que está previsto hacer.
Tendrás la tranquilidad de sentir que controlas la obra.
Si la producción no sufre de urgencias , la seguridad lo agradece. Tu obra será mucho más segura.
Ni que decir tiene, que la calidad aumentará, ya que cuando preparas los trabajos con tiempo, siempre salen mejor y a la primera.
Y una vez que pongas la obra en “velocidad crucero” podrás implementar mejoras más allá de la producción.
Y además. Si la promotora solicita cambios, es muy posible que puedas amortiguarlos y que no afecten al final de la obra, terminando a tiempo incluso con los cambios solicitados.
Llegados a este punto, ya sabes algunas de las claves para implementar este sistema.
No lo dudes más, ve a la librería más cercana, compra hojas de colores y pon un mural en la oficina de la obra.
En cuanto tomes acción verás que lo demás viene sólo.
Confúndete, comete errores, pero ponte a hacerlo.
Sin acción no hay reacción.
El primer día que llegué a la obra con las hojas de colores, los compañeros y contratistas me miraban extrañados. ¿Qué vas a inventar?
Cuando senté a los subcontratistas y les dije que nos íbamos a reunir todas las semanas y que la reunión sería de entre una y dos horas, dijeron que no tenían tiempo para eso...
Tras muchas llamadas insistiendo sobre el día de la reunión y poniéndome pesado, al final conseguí que asistieran más o menos regualarmente.
Al principio no fue fácil, y cuando les expliqué lo de las hojas de colores, que cada uno sería un color… pues no se rieron de mi por respeto. Les parecía un juego de niños.
Pero al finalizar la primera reunión, salieron de allí, con un pequeño esbozo de lo que iban a hacer en las siguientes semanas.
Y a las 3 ó 4 semanas, empezaban a pensar que el sistema podría ser útil.
Esto fue porque vieron que los trabajos empezaban a coordinarse con antelación, y que las urgencias empezaban a reducirse.
Con el tiempo lo he implementado en varias obras, y se puede hacer sin ser grandes proyectos que salen en megaconstrucciones.
Sé que lo puedes implementar mañana mismo en tu obra.
Así que ya sabes.
Empieza desde ya a usar este sistema, porque te dará la tranquilidad de tener la obra controlada y podrás mejorar otros aspectos. Además claro de que vas a vivir mejor...
Con todo esto ya puedes poner en marcha Last Planner System, notarás sus beneficios desde las primeras semanas.
Pero si todavía quieres más contenido.
Ve a ver Guía de Implementación de Last Planner System en a3 Lean Construction, que he preparado con las mejoras de las últimas implementaciones para que no tengas excusa y puedas empezar la implementación desde mañana mismo.
Si quieres que te acompañe a lanzar esta iniciativa con toda su intensidad y conseguir los mejores resultados, escríbeme a info@a3leanconstruction.com.
Puedes visitar la página de a3 Lean Construction en el siguiente enlace.
>>https://a3leanconstruction.com/servicios/
Desde a3 Lean Construction ayudo a empresas a aumentar la coordinación entre subcontratistas y conseguir las decisiones de diseño a tiempo implementando Last Planner System y otras técnicas en sus obras y proyectos.
Juntos conseguiremos tu próximo éxito.
AUTOR DEL POST
"En mi día a día, implemento técnicas Lean Construction integradas con prácticas de Project Management.
Ahora desde a3 Lean Construction, ayudo a empresas de la construcción a implementar las técnicas que mejores resultados está dando actualmente para aumentar la producción."
Fernando Rodríguez
eficienciaconstructiva.com | a3leanconstruction.com
En el tablero de TRELLO, llevando lo por semanas y días. ¿Se considera ya un LAST PLANNER? Aunque faltarían sus mediciones de PPC y….
Gracias por tu comentario Enrique.
Desde mi punto de vista, Last Planner es un sistema, por lo que tiene muchas partes.
Te recomendaría que empieces a usarlo con los recursos que tengas disponibles y poco a poco vayas añadiendo más gestiones.
Lo más importante es que consigas la implicación de los participantes en la obra.
Ánimo y suerte!!
Estupendo artículo, bien explicado, bien definido, contenido de calidad.
Gracias.
Muchísimas gracias por tu comentario Raúl.
Encantado de que el contenido te parezca interesante.
Buenisismo, los estoy aplicando, ahora estoy en la etapa de cotizaciones, selección de contratista para los trabajos, planificar el inicio de ellos y me ha servido un montón !!! 🙂
Cómo me alegro Paulette, ya verás que cuando empieces la ejecución todo va aún mejor.
Y es que es proporcional, a más planificación más coordinación.
Además, al trabajar directamente con las personas implicadas en los trabajos, aumenta la transparencia y se amplían los espacios para mejorar los procesos.
Mucha suerte con tu nuevo proyecto, y mucho ánimo!!
Si no has visto este artículo, échale un vistazo porque creo que en la fase en que estás en el proyecto, también te va a ser de mucha utilidad.
http://beinn.es/blog/6-claves-la-planificacion-proyecto-exitoso/
Hay una parte obviada en el articulo sobre LPS.
LPS es solo el detallado final de la ejecución de un plan de ejcución.
El plan no se consensua con lo ssubcontratistas, la planificacion de obra y el plazo viene impuesto con el cliente.
las reuniones anticipadas con lo subcontratistas sirven para el detalle final, incluir en el programa actividades intermedias de preparacion y las restricticiones o necesidades que los subcontratistas puedan tener para el cumplimiento por nuestra parte de nuestro compromiso con el cliente.
LPS más que nada es una coordinacion y alerta de necesidades con antelacion para cumplir el Plan d e Obra Contractual. Posiblemente algún subcontratista haya sido descartado por no estar en disposicíon de entrar en las fechas solicitadas o mantener el rendimiento requerido por falta de recursos.
LPS que nadie lo confunda no es un aplanificacion de la obra sino una gestion y control de la ejecucion del plan de obra.
Casi preferiria decir que es una gestion de mitigacion del riesgo del cumplimiento del plazo.
Hola Rodrigo, muchas gracias por tomarte el tiempo en este aporte. Me parece interesante tu punto de vista.
Estoy de acuerdo en que LPS es un plan muy detallado y que sale del plan de ejecución inicial. Pero en mi caso, y en las empresas que he trabajado, el plan de ejecución lo hace la constructora, el cliente marca el tiempo de entrega a través del contrato.
Plazo negociado.
La promotora no entra en detalles de planificación, simplemente quiere su entregable en tiempo y forma con la calidad acordada.
Totalmente de acuerdo en que las reuniones con los subcontratistas son para anticiparse a los imprevistos y cumplir el compromiso.
Al final creo que se trata de eso, compromiso, de cada uno con su cliente. Tanto nosotros con el promotor, como los subcontratistas con nosotros.
Y evidentemente, si una empresa no puede comprometerse con las necesidades de su cliente, es decir un subcontratista, ¿por qué se le iba a contratar?
Lo que se plantea aquí (en el artículo), y así entiendo el sistema, es trabajar con los subcontratistas para llegar a un consenso y unos compromisos. Siempre habrá que negociar con ellos las fechas de los trabajos, para meter la ejecución de la obra dentro del tiempo que se ha pactado con el cliente.
Desde luego que no van a marcar el tiempo de ejecución los subcontratistas, debe ser consensuado entre todos y dentro de los límites del contrato.
De nuevo plazos negociados.
Al final, una gran parte de nuestro trabajo en la obra es negociar para conseguir los objetivos. Puede ser una negociación en la que se dé voz a todos, o puede ser una imposición del más fuerte al más débil. Cada empresa o profesional a su manera.
Para cerrar, discrepo un poco con lo de que “LPS no es una planificación”. Aunque es otro punto de vista, esto no es blanco o negro. Yo creo que es un método de planificación colaborativa.
Y de acuerdo en que a través de la aplicación de LPS se mitigan riesgos de retraso en las obras.
De nuevo muchas gracias por generar debate Rodrigo,
Saludos!!
Ha sido uno de los mejores articulos que he leido, actualmente me encuentro ejecutando un canal de irrigacion y la verdad que he tenido retrasos por topografia de canal, en esta semana decidi hacer algo nuevo y con el equipo de trabajo decidimos aplicar LPS almenos de un modo amateur, la verdad es que los resultados se apreciaron al dia siguiente, este articulo refuerza bastante las nociones que tenia.
Muchas gracias Luis Enrique, me alegro muchísimo.
Acabas de hacer lo más importante, y es dar el primer paso.
Al estar con la obra empezada, lo que te recomiendo es que os enfoquéis en el look ahead, y visualicéis entre 4 y 6 semanas adelante. Seguramente tengas un cronograma de obra, úsalo de referencia para fijar tu objetivo a esas semanas vista.
Con esto vas a destapar muchas restricciones, y al liberarlas, le darás mucho flujo a la obra. Verás que los contratistas y el equipo en general comienza a anticiparse a los acontecimientos y se reducen las urgencias.
En cuanto puedas haz una reunión para fijar el objetivo final del proyecto, una pull sesion. Verás claramente si conseguirás llegar a tiempo, y si no, tendrás la base para tomar medidas correctivas y meter la obra en tiempo.
Y durante las mismas sesiones del look ahead, planifica la semana siguiente.
Espero haberte ayudado, gracias por comentar.
Saludos!!