Gestión del tiempo
El tiempo es limitado, nada nuevo, y normalmente queremos hacer demasiadas cosas dentro de este límite.
Tenemos mucho trabajo y si estas en una obra, muchas personas a las que prestar atención.
Cada 15 minutos alguien entra en tu oficina, y de esta forma es difícil mantener la concentración.
Y el problema se acentúa cuando la situación que te presentan te saca a pie de obra a intentar solucionarla.
Pierdes el hilo de lo que estabas haciendo y tardas horas en volver, ya que por el camino te encuentras otras situaciones que requieren tu atención.
Por eso hay dos cosas que puedes hacer y que te ayudarán a aprovechar mejor tu tiempo:
Lo primero del día, nada más llegar, reúne a los encargados.
Revisa con ellos la planificación diaria para verificar que todo lo que está previsto, se puede hacer.
Trata de que la reunión no dure más de 5-10 minutos, si es de pie mucho mejor y más rápida. La gente irá directa al grano.
De esta forma te anticipas a las consultas y optimizas el trabajo,
Así, los encargados van enfocados a lo que tienen que hacer y no tendrán que abandonar su puesto para ir a resolver dudas.
Esto no te quita que sigan yendo a tu oficina en busca de información, pero reduce las consultas, y además, aumentas la coordinación de las actividades.
Lo siguiente, gestionar tus tareas propias.
Sigue adelante que te voy a contar algún truco que te vendrá muy bien para ganar tiempo y tranquilidad en las tareas de oficina.
Podrás dedicar más tiempo a estar a pie de obra y aportar tus conocimientos en campo, que además, a todos los que trabajamos en obra es lo que nos gusta.
Gestión del email
Por lo general le dedicamos mucho tiempo al correo, de hecho, es casi la fuente principal de comunicación dentro y fuera de la empresa.
A través de él compartimos información relevante e informes.
Si te organizas y dejas las cosas por escrito, tendrás un buen soporte que respalde tu gestión y acciones durante la obra.
Me he encontrado con compañeros que no le dan importancia a esto y a veces pierden correos y no los contestan, o incluso olvidan hacer alguna actividad solicitada por correo.
¿Esto por qué pasa?
Echa un vistazo a tu bandeja de entrada. ¿Qué ves? ¿Los últimos 20 correos?
Si esto es así, tu ojo estará acostumbrado y no verá nada más que un montón de líneas sin identificar.
Tienes un filtro que te impide ver remitentes, fechas, asuntos… es como si no vieras nada, porque escaneas la pantalla sin ponerle atención.
Aquí viene el truco!!
Si sigues así, estás perdiendo un valioso tiempo y oportunidades de mejora.
Qué te parece tratar esta bandeja de entrada como una lista de tareas, un “To Do List”.
Cada correo que te llega implica que tengas que hacer algo: sólo leer, responder, responder con un adjunto que tengas que buscar, etc.
Simplemente una vez que tengas esa tarea resuelta saca ese email de tu vista, que no estorbe, que no haga ruido.
Los gestores de correo tienen la posibilidad de crear una lista de carpetas en las que archivar los correos con los que ya no tienes nada que hacer. Puedes organizarlos por proyectos, por ejemplo.
Y una vez resuelta la acción, lo archivas en su carpeta.
Más adelante podrás usar el buscador para encontrarlo si tienes que volver a él, pero no lo dejes en la bandeja de entrada, no necesitas verlo.
Deja a la vista sólo los correos con los que hay que hacer algo. De esta forma, cuando lo veas, sabrás que son actividades que debes resolver y no olvidar.
Esto te dará más control en tu gestión diaria sin ningún esfuerzo adicional. Además, evitarás olvidar muchas cosas.
Pruébalo y me cuentas 
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Pero si de verdad te interesa exprimir tu tiempo no te quedes sólo en esto, se puede llegar a un control mayor.
Sigue leyendo porque hay mucho más que este truquillo artesano.
Gestión de tareas
Podemos ir un poco más allá y no quedarnos sólo en el correo, ya que éste no es la única entrada de tareas.
Tienes el teléfono, a tus jefes, departamento de compras, de recursos humanos, contabilidad… todos llamando y escribiendo para añadir alguna tarea más a tu “pequeña lista”.
Cada vez que sales de tu oficina y pisas la obra, allá donde mires hay algo que hacer.
Con cada persona que hablas, te añade otra cosa más, y así hasta N actividades y cosas que recordar.
Demasiadas cosas, ¿no? , ¿Cómo haces para llegar a todo?
¿Lo recuerdas todo? Entonces me quito el sombrero, eres un máquina!!
¿Llenas el perímetro de la pantalla de tu PC con post-it’s? Si quitas los post-it que ya no sirven… podría pasar, pero no vas a llegar a todas las tareas.
¿En una pizarra en la oficina que se usa para esto? Puede funcionar bien para tareas del equipo, tipo Kanban.
¿Anotas las tareas en una hoja de papel que llevas siempre contigo? Algo es algo, pero puedes hacerlo mejor. La tecnología está aquí.
Hay muchos métodos para recordar tareas, pero si quieres aprovechar tu tiempo, llegar a todo y que al final del día te vayas a casa con las cosas controladas, debes tener un sistema, estable y probado.
¿Has oído hablar de los gestores de tareas?
Hay muchos, pero lo más importante es que lo uses basado en un método que resuelva tu necesidad, ya que un gestor de tareas por sí solo no hará nada, tienes que alimentarlo y gestionarlo.
De primeras, te puede parecer una tarea más para tu “pequeña lista”, pero no te preocupes que de verdad esto te ayudará a gestionar a todos esos “bichos” que cada minuto te envían algo que hacer.
El método es GTD, Getting Things Done , de David Allen.
Es uno de los métodos más eficientes y reconocidos mundialmente, es muy posible que hayas oído hablar de él.
Hay más, pero yo uso este y te voy a contar de qué va.
Básicamente, se trata de almacenar fuera de tu mente todas las actividades pendientes, así, ésta ya no estará preocupada de olvidar algo porque lo has guardado en ese “almacén”.
Tu mente se libera de esa preocupación y puede centrarse eficazmente en hacer las actividades.
Una vez que las tareas están volcadas, se deben procesar y asignar a una de las carpetas:
- Inbox: Es el almacén. Todas las tareas que van entrando desde cualquier fuente. Por teléfono, en una reunión, durante una visita a campo, etc…
- Desde aquí las procesas a las otras carpetas asignando la importancia que creas conveniente.
- Acciones próximas: Son las que hay que hacer rápido, tareas cortas que no requieren de procedimientos.
- Proyecto: Son tareas que implican más de un proceso.
- En espera: Tareas que has gestionado con otra persona y estás esperando su respuesta.
- Algún día: Tareas que pueden hacerse más adelante, pero que para ti son importantes. Por ejemplo, una implementación de mejora.
Nota: Si una tarea te va a llevar menos de 2 minutos, ni la proceses, hazla inmediatamente y sácala del sistema y de tu mente.
Está pensado para gestionar todo lo que quieras, tu trabajo, tus proyectos personales, tu vida...
Y la herramienta que te propongo es Trello.
Yo la uso porque me parece muy sencilla y resuelve mis necesidades. Es gratis, trabaja online y conectada con el móvil.
Hay otras, pero a mí esta es la que más me gusta y por eso te la recomiendo.
Además, se sincroniza en el ordenador y el móvil. De esta forma puedes anotar tareas en el móvil durante una visita a obra, reuniones o en cualquier momento que recuerdes algo.
La inspiración y las ideas te vienen cuando menos te lo esperas, por eso hay que captarlas rápido y que no se escapen.
En definitiva, lo más importante es que tengas un método que resuelva tu problema y haga tu gestión eficiente y eficaz.
¿Qué te parece el método?
Pásate por los comentarios y me cuentas.
Y si ya tienes uno, cuéntame de qué se tarta que vamos a generar un buen debate .
AUTOR DEL POST
"En mi día a día, implemento técnicas Lean Construction integradas con prácticas de Project Management.
Online, ayudo a técnicos de la construcción a gestionar sus proyectos desde una visión integrada y marcar la diferencia."
Fernando Rodríguez
eficienciaconstructiva.com
Hola
Yo utilzaba trello hace unos años hasta que conocí una aplicación web que se llama «facilethings»
Después de un año utilizándolo lo recomiendo encarecidamente ya que lleva a todos los niveles todos los aspectos GDT. Tiene un sistema de soporte muy rápido, aparte de que se actualiza con frecuencia soguiendo las peticioens de sus usuarios. Tiene aplicación par móbiles también.
Tiene un periodo de prueba de 1 mes y luego se paga suscripción ( aprox 65 €/año)
Saludos
Hola Martín, muchísimas gracias!!
No lo conocía, pero lo he estado mirando y definitivamente voy a probarlo. Ya tengo mi cuenta y empiezo a usarlo ya.
Saludos!! y de nuevo gracias por tu comentario y este buenísimo aporte.
Yo llevo algo más de 2 años con Facilethings e el GTD y tengo que decir que me cambió la vida. Es más, me gustaría a medio plazo impartir algún curso de Productividad personal para Arqritectos y Aparejadores con GTD y Facilethings.
Buen artículo, Fernando!
Gracias por tu comentario José.
Y encantado de que te haya parecido buen artículo.
Saludos!!
Gracias por compartir tus conocimientos. Lo probaré.
De nada Nuria, espero que te sea muy útil. No dudes en consultar cualquier duda que te surja por el camino y gracias por comentar.
Saludos!!
Muy buen articulo, 02 técnicas muy eficientes, hace poco inicie con TRELLO, es realmente bueno y ya estoy pensando en usar la versión pagada, en Trello puedes definir las carpetas según tu necesidad, te da opciones para manejar no solo 01 proyecto sino varios con los Tableros
Muchas gracias por tu comentario Carlos.
Muy de acuerdo en la sencillez de Trello, es por lo que me decidí a usarla.
Además, si tienes un equipo puedes vincular a sus integrantes a los tableros del proyecto que pertenezcan y asignarles tareas. Un potencial increíble.
Incluso lo he usado para guardar notas de algunos cursos, ya que la flexibilidad de los tableros te da muchas opciones.
Te animo a que empieces a usar GTD para ir un paso más allá, estoy seguro de que vas a conseguir un buen control de tus tareas de esta forma. Prueba y me cuentas.
Saludos!!